

Son zamanlarda, gerek iş hayatındaki profesyonellerin gerekse gıda sektöründe faaliyet gösteren firmaların sıkça sorduğu bir soru var: BRCGS nedir?BRCGS (British Retail Consortium Global Standards) Standardı, İngiltere menşeli olup, gıda ürünlerinin tüm sektörlerinde, tedarik zincirindeki üreticiler ve tedarikçiler için hazırlanmış uluslararası bir gıda güvenliği (daha doğru bir ifadeyle gıda güvenilirliği) ve kalite standardıdır. BRCGS logosu, bu uluslararası gıda güvenliği ve kalite standardının benimsenmesini simgeler ve şirketlerin yüksek güvenlik standartlarına uygunluklarını gösteren önemli bir tanıtım aracıdır.
GFSI (Global Food Safety Initiatives) tarafından kabul görmüş ve onaylanmış olan bu standart, özellikle Avrupa’ya gıda ihracatı yapmak isteyen üreticiler ve tedarikçiler tarafından uygulanarak BRCGS Sertifikası belgelendirmesine olanak sağlar. GFSI tarafından onaylanan FSSC 22000, IFS gibi gıda güvenliği ve kalite yönetim sistemleri standartları da mevcuttur. GFSI onaylı standartlar hakkında daha fazla bilgi almak için GFSI ile ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

BRCGS Kuruluşu, İngiltere menşeli özel bir kuruluş olup, partnerleri aracılığıyla tüm dünyada belgelendirme süreci çalışmaları yapmaktadır. Yurt dışına gıda ihracatı yapmak isteyen ve BRCGS Sertifikası almak isteyen kuruluşlar, adım adım aşağıdaki maddeleri uygulamalıdır.
1- Kalite Temsilcisi İstihdam Etmek
BRCGS Standardı, bir yönetim sistemi standardı olduğundan, bu sistemi kurup takip edecek ve liderliğini üstlenecek bir kalite temsilcisinin istihdam edilmesi gerekmektedir. Bu kişi, işletmenin diğer pozisyonlarından ayrı olarak yönetim temsilciliği de yapabilecek tecrübeye sahip olmalıdır. Tercihen bir kalite personeli olması önerilir. Gıda Mühendisi, Ziraat Mühendisi, Veteriner, Kimya Mühendisi veya daha önce gıda kalite alanında çalışmış tecrübeli bir mühendis bu pozisyon için uygun olabilir.
Kalite temsilcisinin İngilizce bilmesi, standardın daha iyi anlaşılması ve takibi açısından önemli bir avantaj sağlar. Bu sayede, temsilci herhangi bir aracıya ihtiyaç duymadan standardı kendisi okuyarak ekibini bilgilendirebilir ve standart maddelerinin daha iyi anlaşılmasını sağlayabilir.
2- BRCGS Danışmanı Atamak
Bir danışman ile çalışmak firmalar için daha maliyetli olsa da, yapılan işin uzun vadede kalıcı ve sürdürülebilir bir kalite seviyesine ulaşması açısından değerlidir. Çoğu zaman, özellikle patron şirketleri, kalite temsilcisinin bir danışmana ihtiyaç duymadan tüm süreci anlamasını, uygulamasını ve yönetmesini bekler. Ancak, bu durum çoğu zaman mümkün olmaz.
Bu nedenle, güvenilir bir danışman ile çalışmak, başlangıçta maliyetli gibi görünse de daha sağlam ve güvenilir bir sistemin kurulabilmesi için önemlidir. Gıda Güvenliği ve Kalite Danışmanlığı maliyetleri günümüzde aylık 500-1000 dolar arasında değişmekte olup, çalışma şekli ve süresi karşılıklı görüşülerek ücret konusunda uygun bir aralıkta anlaşmaya varılabilir. Güvenilir bir kalite danışmanında aranan özellikler ise şunlar olmalıdır:
✓Sektörde uzun süre (10-15 yıl) gıda güvenliği ve kalite alanında çalışmış, yöneticilik yapmış
✓Kurumsal firmaların çalışma prensipleri konusunda tecrübeli
✓Baş Denetçi unvanına sahip
✓Eğitim verebilen, örnek dokümanlar sağlayabilen
✓Denetimler sırasında hazır bulunabilecek
✓İstediğinizde ulaşabileceğiniz
✓Aynı şehirde ikamet eden (Yol maliyetleri, bazen danışmanlık maliyetlerini aşabilir.)
✓Sistem kurulduktan sonra da belli aralıklarla destek vermeye devam edebilecek
✓İşini severek yapan
Danışmanların yalnızca denetçilik tarafında tecrübeli olması yeterli değildir. Denetlenen tarafında da tecrübeye sahip olması büyük bir avantajdır. Firma çalışanlarıyla aynı dili konuşabilmesi, standarda uyum açısından pratik öneriler sunabilmesi, tedarikçi desteği sağlaması, ekipman, yardımcı malzeme, hijyenik mühendislik ve personel yönetimi konularında deneyimlerini paylaşabilmesi oldukça değerlidir.
Kalite Temsilcisi seçerken 5-10 yıl tecrübeye sahip bir temsilci işe alınırsa, danışmanlık masrafına gerek kalmayabilir. Ancak burada maaş, fayda ve kar oranları dikkate alınması gereken önemli bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.
3- BRCGS Belgelendirme Firması Belirlemek
Günümüzde BRCGS Sertifikası almak isteyen firmaların seçebileceği birçok sertifikasyon kuruluşu mevcuttur. Bu kuruluşlar, BRCGS Merkezi tarafından akredite edilmekte, düzenli olarak çeşitli denetimlere tabi tutulmakta ve denetimlerin sonunda sertifika verme yetkisine sahip olmaktadır. Bu firmalar, her yıl düzenli olarak denetimlerden geçerek sertifika süreçlerini doğru yönetip yönetmedikleri konusunda tetkik edilmeye devam edilir. Bazı firmalar bu denetimleri başarıyla geçerken, bazıları yeterli bulunmayabilir.
Türkiye’de BRCGS Sertifikası alabileceğiniz kuruluşların (Certification Body) listesine ve BRCGS Sertifikasına sahip firmaların listesine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz:
4- Belgelendirme Denetimini Planlamak
Belgelendirme denetimi için öncelikle akredite belgelendirme kuruluşlarından yazılı teklifler alınarak süreç başlatılmalıdır. Denetim süresi, adam/saat hesaplamaları yapılarak uygun bir tarih belirlenir ve planlama yapılır. Bu aşamada belgelendirme firması, üretim hattı sayısı, HACCP çalışmaları, çalışan sayısı ve kapasite raporu gibi bilgileri talep eder. Denetim süreci ve belgelendirme için ayrı ayrı teklif sunulabileceği gibi tek bir teklif de alınabilir. Denetim öncesinde, eksiklikleri görmek ve standarda uyumu sağlamak amacıyla tecrübeli bir BRCGS danışmanına iç denetim yaptırmak faydalı olacaktır. Bu sayede bütçe ve zaman planlaması yapılabilir, denetim süreci daha sağlıklı yönetilebilir. Belgelendirme firması tarafından atanan denetçiyi seçme hakkı genellikle bulunmaz ancak önceden hakkında bilgi sahibi olmak, gelebilecek soruların derinliği konusunda fikir verebilir ve sürecin daha bilinçli yürütülmesine katkı sağlayabilir.
5- Denetimin Gerçekleşmesini Sağlamak
Denetim günü, denetçiyi hazır bir şekilde karşılamak, denetime katılması gereken tüm bölüm sorumlularının orada olmasını sağlamak ve iş planını denetime göre önceden ayarlamak önemlidir.
Denetim sırasında en az bir üretim hattının çalışır durumda olması, denetçinin tüm üretim sürecini izleyebilmesi için gereklidir ve belgelendirme açısından zorunludur. Önceden planlama yapılmadıysa, denetim sırasında üretim planlayıp başlatmak stres yaratabilir ve çeşitli hatalara neden olabilir. Bu nedenle, üretim sürecinin önceden planlanmış olması ve kesintisiz bir üretimin denetçiye sunulması çok daha doğru olacaktır.
Denetimde az ve öz konuşmak, denetçinin sorduğu sorulara açık ve net cevaplar vermek, istenen belgeleri önceden hazır bulundurmak ve sorulara en geç 10 dakika içinde yanıt vermek, genel izlenim ve denetçiye saygı açısından önemlidir.
Denetim sırasında anlamadığımız sorular olabilir. Bu gibi durumlarda, denetçiden soruyu daha ayrıntılı açıklamasını, örneklendirmesini ya da farklı kelimeler kullanarak tekrar sormasını açık ve net şekilde istemeliyiz. Açık iletişim her zaman avantaj sağlar.
Yemek saatlerine, açılış ve kapanış saatlerine tam olarak uymak, denetime verilen önemi gösteren diğer önemli unsurlardır.
Denetim sırasında ortaya çıkan uygunsuzluklar karşısında savunmaya geçmeden önce, bu durumların neden kaynaklanmış olabileceğini değerlendirmek ve her şeyin kontrol altında olduğu izlenimini vermek önemlidir.
Denetçinin sorduğu soruları not almak ve aldığı notları takip etmek, sonraki denetimler için yol gösterici olacaktır. Bu nedenle, denetim sırasında bir kişinin özellikle not tutması ve tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili fotoğraf çekmesi iyi bir uygulama olacaktır.
6- Denetimde Görülen Uygunsuzluklar İçin Aksiyon Kapatma Raporu Hazırlamak ve Sunmak
Denetim bitiminde, denetçi bir kapanış toplantısı yaparak işletmenin güçlü yönlerini ve geliştirilmesi gereken noktalarını madde madde aktaracaktır. Tespit edilen uygunsuzlukların majör, minör veya kritik olup olmadığı ve ağırlıkları konusunda sizi bilgilendirecektir.
Bu sırada aktarılan uygunsuzlukları dikkatle dinlemek, anlamak ve gerektiğinde daha net hale getirebilmek için sorular sormak önemlidir. Çünkü denetim sonrası bu uygunsuzluklar yazılı bir rapor olarak tarafınıza sunulacak ve her bir aksiyon için kök neden analizi yapmanız ve düzeltici faaliyetler belirlemeniz istenecektir.
7- Belgelendirme Kuruluşundan Sertifika Belgesini Temin Etmek
Denetim raporuna istinaden belirlenen uygunsuzluklar için yaptığınız kök neden analizi ve düzeltici faaliyet raporu uygun bulunursa ve kritik bir uygunsuzluğunuz yoksa, sertifikanız kısa süre içinde tarafınıza gönderilecektir. Belgelerin geçerlilik süresi genellikle 3 yıldır.